Majhna finta z listkom, ki mi kupi 5 -10 % časa

Želite spoznati preprost trik, ki vsaj meni sprostil 5 – 10% časa? Stane vas nič, razen malo razmisleka ob branju tega bloga. In seveda, malo razmisleka vsakič, ko boste spet zrli novi, nerutinski nalogi v oči in se spraševali: “kaj pa zdaj… ” .

Trik je, da nekam na vidno mesto pri svoji delovni mizi nalepite tak listek, z nekaj vprašanji.

To so vprašanja, ki pomagajo meni – katera pa lahko VAM?

Deluje, ker nas fokusira in spodbudi do najboljših rešitev

Trik deluje zato, ker nam vprašanja pomagajo fokusirati prizadevanja v pravo smer in spodbudijo našo kreativnost.  Poleg tega, saj vemo,  z ustreznim planiranjem privarčujemo okoli 10 % časa, stroškov, težav itd. Menda naj bi Bill Gates, najbogatejši Zemljan, ustanovitelj Microsofta rekel:

“Za zahtevne naloge bom vedno izbral leno osebo… ker bo našla enostaven način za izvedbo.”

Tudi prej sem seveda vedel za ta “ključna  vprašanja”, ki so jih priporočali guruji organizacije časa. A bilo jih je preveč. Šele, ko sem “najboljša zame”  enostavno prilepil na polico za zvočnike, in jih imam ves čas pred očmi, se je zgodila magija. Hecno, mar ne?

Kakšna vprašanja pa spodbudijo vaše sive celice, odgovorne za uspešno delo?

Bolj ali manj ključnih vprašanj je sicer nekaj več. Kaj pa bi najbolje pomagalo vam? Navedena vprašanja so samo primeri.  Glej nekaj izpeljank vprašanj pokukajte v zapis spodaj. Ena dobra opcija je
varianta 3 enostavnih vprašanj:

1. Kaj sploh to je?
2. Kakšen naj bo rezultat?
3. Kako bi to najlažje naredil?

Uporabno za naloge, ko je treba malo pomisliti, nepotrebno pri rutinskih

Vprašanja na listku porabljam za vse naloge, ki so malce zahtevnejše, obsežnejše, nove. Lahko trajajo samo par  minut, ali pa gre za velike projekte. To mi običajno vzame od 20 sekund, do minute, redko več. Na listek pogledam za okoli 50 % nalog, ki jih imam zapisane v svojem sistemu osebne produktivnosti. Mimogrede, uporabljam  najpopularnejši sistem za osebno produktivnost zadnjega desetletja, Getting Things Done^TM , ki ga tudi poučujem.  Še en nasvet, če izvedba neke naloge na vašem spisku nalog traja več kot 2 uri, gre morda za obsežnejšo nalogo, ki jo je bolje “razbiti” na več obvladljivih enot. Saj vemo, kako to gre. So zadeve, ki se jih kar ne moremo lotiti, in odlašamo in imamo slabo vest ter _________________ (vnesi po želji). Ne lotimo se jih pa zato, ker si ne vzamemo tisto malo časa, da bi razmislili “kaj je prva konkretna stvar, ki jo moram narediti, da se tole začne premikati”.  In smo že pri enem najbolj učinkovitih vprašanj sistema Getting Things Done.

Kako listek uporabljam jaz?

Imam že spisek nalog in navedene prioritete. Nato vzamem nalogo najvišje na spisku, ki ima najvišjo prioriteto in pogledam na listek. Ko grem skozi vprašanja za neko zadevo,  se mi na primer ob branju vprašanja lahko avtomatsko porodi kakšno od navedenih podvprašanj. Torej, za vsako stvar se ne sprašujem veliko vprašanj, pač pa se fokusiramo na tista, ki se porodijo sama od sebe in so prava za nas. Na primer:

1. Kaj je to?
   1. Je ta naloga izmed vseh mojih nalog, ki jih imam, res TISTA, glavna prioriteta, ki naj se jo lotim zdaj?
   2. Kaj bi se zgodilo, če tega ne bi naredil?
   3. A je to sploh zame, moja naloga, ali lahko komu predam?
   4. Bi to lahko bilo nepotrebno izgubljanje časa?
2. Kaj je res namen te naloge?
   1. Kaj realno lahko pričakujem, da bo učinek te naloge?
   2. kaj je zadaj?
3. Kaj je najmanjši rezultat, ko zadevo lahko že odkljukam?
   1. Kaj je optimalna kakovost – ne preveč, in ne premalo dobro?
   2. Česa mi ni treba narediti?
   3. Koliko dobro mora biti, da še ravno pridem skozi?
4. Koliko časanameravam porabiti?
   1. Koliko je pa sploh vredno porabiti?
   2. Koliko časa imam danes na voljo za tole zadevo?
5. Kako bi tole kar najenostavneje naredil?
   1. Kako bi tole res poenostavil?
   2. Kaj, kar že obstaja, lahko porabim?
   3. Kaj lahko kar zanemarim?

Kaj pa zdaj? Čas za izkušnjo!

Toplo vam predlagam naslednje:

1. napišite vprašanja,
2. nalepite jih na vidno mesto,
3. sprehodite se skozi vprašanja, in nato delujte.

Začnite s sebi prilagojeno verzijo, ali celo z verzijo 3 vprašanj (gl. zgoraj). Uporabljajte vsaj teden dni. Vesel bom odziva, kakšna je vaša verzija vprašanj, kakšne rezultate ste dosegli, kakšno povišico vam je obljubil šef zaradi nenadnega povečanja vaše produktivnosti:).

Najboljše rezultate pa da sistematičen, prilagojen pristop k organizaciji časa, ki je lahko kombinacija treninga, diagnostike težav, coachinga, pomoči pri vzpostavitvi pravega sistema. Investicija v višjo osebno produktivnost se hitro poplača z boljšimi rezultati. Za več informacij me enostavno kontaktirajte.

V tako na novo pridobljenem času pa si vzemite tudi zaslužen čas za kavico, in razmišljajte, kako lep je tale svet.