Kaj je in kaj ni organizacija časa? In zakaj je sploh pomembna?

Organizacija časa? To je neumnost! Ker časa ni mogoče organizirati, obvladovati, ni ga mogoče ustvariti, in prav tako ga ni mogoče niti izgubiti. Ker čas enostavno je. In teče. Imate 24 ur časa na dan, kot kdorkoli drug. Bolje bi bilo govoriti o ravnanju s časom, še bolje pa o ravnanju s sabo, svojim umom glede uporabe časom. Ali bolj človeško, pozitivno povedano, o kreativni, smiselni,  entuziazma polni uporabi časa, ki nam konstantno prinaša zelo dobre rezultate.

A ko se pogovarjam z ljudmi, včasih slišim: “Ja, da bi si znal bolje organizirati čas, bi bilo super, a za to nimam časa”, pa “Res imam dostikrat čisto preveč dela in sem zato v veliko stresa, a saj se ne da nič narediti”, ali “Če bom bolj učinkovit, bom moral še več delati, to pomeni še več stresa, za isto plačo. Ne hvala”, ali “Jaz sem čisto dovolj učinkovit, vendar mi _______ (vnesi poljubne razloge) preprečujejo, da bi bil uspešen”.

Napačne predstave o organizaciji časa nas ovirajo, da bi sprostili svoje potenciale

Opažam, da je med prezaposlenimi ljudmi v Sloveniji veliko nerazumevanja, kaj organizacija časa sploh je. In, enako pomembno, kaj ni. V nadaljevanju bloga bom skušal to nekoliko pojasniti. Veliko je namreč napačnih predstav, ki ljudi, zavestno ali podzavestno, odvračajo od tega, da bi si pomagali z veščinami organizacije časa. A že s tem, ko malce razčistimo, kaj je in kaj ni organiziranje časa, lahko naredimo pomemben korak v smeri, da postanemo precej boljši organizatorji in gospodarji svojega časa.

Za uspešno gospodovanje z lastnim časom se lahko naročite tudi na brezplačne elektronske novice Umetnost produktivnosti brez stresa. Skrbel bom, da bodo novice relevantne, čim bolj koristne, kakšne pa tudi zabavno zanimive.

Kaj NI organizacija časa (pa stalno padamo na iste finte)

• Ni to, da smo bolj učinkoviti. Recimo, da postanemo zelo učinkoviti v izdelavi kvadratnih koles. Ali to pomeni, da dobro obvladam čas?
• Ni to, da naredimo več, v enakem času. Več česa? In s kakšno kakovostjo? Če bi prenašal isto kamenje, v skupni teži 10 ton, z enega konca parcele na drugega, ali sem bil torej uspešen?
• Ni način, da bom moral delati še več, imel še več odgovornosti in stresa, za isto plačo. Ker, če smo dobri time managerji, imamo vsaj možnost, da delamo več ali manj – smo večji gospodarji svojega uspeha in stresa.
• Ni, da sem sposoben žonglirati med številnimi prioritetami. Bolje je, da določimo prioritete, nato pa najprej naredimo nujne stvari, nato pa najbolj pomembne.
• Ni, da delam  več stvari hkrati (multi-tasking). Po tem, kar vemo o možganih, tudi ni mogoče misliti več kot eno misel naenkrat. To je samo dober recept, da izgubljamo čas, se spravljamo v stres, in delamo nekvalitetno.
• Niti ni, da delamo hitreje. Med drugim je to dober način, kako delati napake, za odpravljanje katerih bomo potem porabili več časa, kot bi ga, če bi delo opravili dobro že prvič.

Kaj vključuje dobra organizacija lastnega časa?

Dobra organizacija časa je, da se znamo odločati, kaj bomo delali. In to je pogosto malce bolj zahtevno, kot se sliši. Pomaga že kratek premislek o neki nalogi: “Kaj pa to sploh je? Ali sploh spada v moje življenje?

• Je, da se odločimo, česa ne bomo delali. Za mnoge je najmočnejša beseda v njihovi organizaciji časa prav “Ne.” A potrebujemo res veliko, veliko discipline pri tem.
• Je, da se odločimo, kaj bomo naredili, kdaj, in v kakšnem zaporedju. Torej, določimo prioritete, a smo hkrati dovolj prožni, da se z minimalno stresa pravilno odzovemo na neprestane spremembe urnika. Da je naš “um kot voda”, kot bi temu rekli v karateju.
• Je, da določimo cilje, in kako bomo merili naše aktivnosti. Tu obstaja res veliko priložnosti za boljše rezultate. Ker če ne vidimo dobro tarče, kako lahko vemo, da smo jo zadeli?
• Je, da planiramo vnaprej naše delo, naloge, projekte ali aktivnosti tako, da opredelimo korake, včasih tudi strategije, če gre za večje projekte. Čim traja aktivnost več kot, npr. 1 uro, se je že morda smiselno potruditi za soliden plan dela. Saj poznate tisto, da 1 minuta planiranja privarčuje 10 minut pri izvedbi.
• Je, da določimo, kaj imamo na voljo, da delo opravimo najbolj optimalno. Ga lahko delegiramo? Imamo dobre vire podatkov in rešitve, ki so nam že na voljo? Kdo nam lahko pomaga? Koliko bom kompliciral? in podobno.

Upam, da so vam ta moja razmišljanja pomagala, da boste lažje in bolj z veseljem ugriznili v to sladko jabolko napredka. Kajti zame je pametno gospodarjenje s časom nepogrešljiv, dragocen način, kako lahko dosegam tisto, kar si želim, delam z bistveno manj stresa in ohranjam kakovost svojega življenja na takšni ravni, kot si želim. Enako želim tudi vam.

Več o učinkovitih sistemih, tehnikah in trikih učinkovitega time managementa pa lahko dobite z naročilom na brezplačne novice na temo produktivnosti brez stresa.