Prioritete! Nujno in pomembno!

Ko je ameriški general Eisenhower med drugo svetovno vojno ugotovil, da nikakor ne more postoriti vsega, kar mu je prihajalo na mizo, se je odločil ukrepati. Kmalu je ugotovil, da so nekatere njegove obveznosti oziroma zadeve nujne in pomembne, na primer, da je moral ukrepati glede pomembnega spopada na bojišču. Ugotovil je tudi, da ima vrsto obveznosti, ki niso nujne, so pa zelo pomembne, npr. priprave na Dan D oziroma desant na Normandijo. Hkrati je moral reševati še vrsto tekočih zadev, ki niso bile ravno pomembne, bile pa so (če ne zanj, pa za druge; hm, vam je to kaj poznano?), nujne. Sem so spadali številni pogovori, manjše bitke, telefoni, zasebne zadeve, itd. Ugotovil je, da veliko teh zadev lahko delegira ali črta. In na koncu so mu dan pestrile še številne niti nujne, niti pomembne zadeve.

Bodoči ameriški predsednik se je zato odločil v vsakomur danem času doseči mnogo več, kot prej.  Vse, kar mu je prihajalo v življenje, je razdelil v štiri kategorije, glede na omenjena kriterija nujnoisti in pomembnosti, ter tako dobil štiri kvadrante:

1)      nujne in pomembne zadeve

2)      nenujne, a pomembne zadeve

3)      nujne in nepomembne zadeve

4)      nenujne in nepomembne zadeve

In danes smo vsi na nek način svojevrstni generali Eisenhowerji.  Hiter tempo in preveč obveznosti od nas pogosto zahtevajo ogromno naporov in prizadevanj. A ko se malce ustavimo, in tale poletni čas je ravno pravi zato, se lahko zamislimo, če ne celo zgrozimo: “Cele dneve samo letam in delam, pa nikamor ne pridem! Kaj je narobe? Kje je moje življenje?!”

Matrika nujno – pomembno je priljubljeno orodje, ki nam pomaga ločiti pomembne stvari od manj pomembnih in na ta način sprostiti čas in doseči tisto, kar je v resnici pomembno. Vabim vas, da na list papirja napišete 10 do 20 vaših nalog, ki so lahko službene, zasebne, bolj ali manj pomembne ali nujne, kratkoročne ali dolgoročne, velike, majhne, tisto kar bi radi storili, ali pa morate narediti. Nato jih razvrstite v enega od štirih kvadrantov, po vzgledu Slike 1: Matrika nujno – pomembno.  Vzemite si čas, razmislite in utegnete odkriti nekaj prav zanimivih stvari.

Vam je že uspelo razvrstiti naloge? Prav radoveden sem, kaj vam je uspelo ugotoviti in kakšna vprašanja so se vam porodila. Ljudje na delavnicah upravljanja s časom, ki jih vodim, pogosto ugotavljajo naslednje:

– “Skoraj vse se mi zdi nujno in pomembno”,

– Težko sploh ločim med pomembnimi in nepomembnimi zadevami”, ali pa

– Zame so vse zadeve bolj ali manj nujne”.

V resnici lahko predstavlja pravi izziv, kako  zmanjšati čas, ki  ga porabimo za nepomembne stvari in se več posvečati pomembnim stvarem.  Potrebujemo nekaj začetne discipline, pomaga pa nam pa še ena komplementarna, relativno enostavna ter prav tako priljubljena tehnika, ki jo je ustvaril Stephen Covey, Tehnika velikih kamnov. Opisal jo je v svojih odlični knjigi Najprej najbolj pomembno, ki je prevedena tudi v slovenščino, ali pa se o tehniki lahko poučite tudi na spletu. Ta kombinacija za številne predstavlja tisto orodje, ki jim pomaga življenje in delo voditi v pravo smer.

Pa vendar, ali je sploh pomembno, da najprej čas posvetimo pomembnim stvarem? Je takšno pisanje predvsem neko filozofiranje, ali pa gre res za ključne veščine, ki jih je potrebno obvladati? Pa še kako pomembno je. Stephen Covey, je na primer ugotovil, da je glavna razlika med uspešnimi posamezniki in podjetji ravno v tem, kolikšen dela časa porabijo za naloge, ki so v resnici pomembne, pa niso nujne, predvsem na račun številnih nujnih, a nepomembnih zadev. Oglejte si sliko 2:  Deleži porabljenega časa, kjer lahko vidite deleže časa, ki jih v posameznem kvadrantu preživijo tisti najbolj uspešni, v primerjavi s povprečjem.

Ena najpomembnejših stvari je ravno skrb zase, da nabrusimo sekiro, in tale čas je ravno pravšnji za kaj takšnega. Zato kar uživajmo na dopustih, zavedajoč se, da zelo pametno vlagamo svoj čas. In ko smo za svojimi delovnimi mizami, pozorno premečimo naloge in zavestno dajmo prednost manj nujnim, a še kako pomembnim zadevam.