Kako iz Excel kaosa do upravnih odločitev: kdo bo zmagal z umetno inteligenco?

Finančniki in kontrolorji se vsak dan soočajo z istim problemom: ogromno podatkov v Excelu in premalo časa za smiselne analize. Rutina požre večino časa. Umetna inteligenca to spreminja – ne zato, ker bi bolje računala, temveč ker prevzame operativno delo. Ključno vprašanje danes ni več, kako analizirati podatke, ampak kako hitro na njihovi podlagi sprejeti odločitev.

UI v Excelu: Razlika je v sposobnosti nadzora nad rezultati

Umetna inteligenca danes že omogoča generiranje formul, čiščenje podatkov, izdelavo vrtilnih tabel in celo pripravo poročil. To ni več eksperiment, temveč realno orodje za vsakdanjo uporabo. Na delavnicah vedno poudarim, da je uporaba umetne inteligence za delo s številkami precej zahtevnejša od dela z besedili. Vendar to podjetij, zlasti večjih, ne odvrača od njene uporabe v te namene.

V praksi opažam jasen premik: najboljši ne optimizirajo več Excela, temveč proces odločanja. Z uporabo zmogljivih orodij dobivajo zanesljive uvide v bistveno krajšem času, kot je bilo to običajno pri »ročnem delu«. A tu se skriva ključni problem. Generativni modeli lahko halucinirajo – podajo napačne številke z visoko samozavestjo. Journal of Accountancy opozarja, da je to najpogostejše tveganje pri uporabi UI v financah. Zato sta nujni tako izbira pravih orodij (ali izdelava lastnih UI-pomočnikov) kot dosledno preverjanje rezultatov.

Drugo tveganje je varnost podatkov. MIT Sloan jasno opozarja: v javna orodja ne smemo nalagati občutljivih informacij. Karbon dodatno poudarja, da se modeli učijo iz vhodnih podatkov. Ne vem, kako je z vami, a jaz glede zaščite kritičnih podatkov ne zaupam nikomur. Zato za najobčutljivejše analize uporabljam odprtokodna orodja, ki s pomočjo Dockerja in avtonomnih agentov delujejo izolirano, lokalno na mojem računalniku.

Pri vodenju dvodnevne šole umetne inteligence na Inštitut za računovodstvo opažam, da so udeleženci izjemno zainteresirani za rabo teh orodij. So pa tudi absolutno alergični na napake, kar za vse nas predstavlja velik izziv. Kljub temu jim pokažem, da se da že danes doseči veliko – če le vemo, kaj delamo. Priznam pa, da pri kritičnih nalogah, kjer je tveganje preveliko, UI uporabim le za pripravo in grobo čiščenje podatkov, ključne analize pa nato izvedem »na roke« v Excelu. To je tisti pravi hibridni pristop: UI opravi 80 % rutinskega dela, moj strokovni nadzor pa poskrbi za zadnjih, kritičnih 20 %.

Kljub temu, da pri delu uporabljam plačljivi MS Copilot za M365, se pogosto izkaže, da se orodje pri določenih nalogah zatakne ali pa nima dovolj konteksta. Zato udeležencem delavnic vedno pokažem tudi odlično in velikokrat stabilnejšo alternativo za kompleksnejše analize – ChatGPT.

Ključna razlika danes ni več v sami uporabi UI, temveč v sposobnosti nadzora nad njenimi rezultati.

Če želite razumeti, kako UI varno in učinkovito uporabiti pri svojem delu, preverite moje delavnice praktične rabe umetne inteligence za podjetja, ali se udeležite delavnice praktične rabe UI 27. maja.

Kako pripraviti poročilo za vodstvo z orodjem AI Excel (brez Copilota)?

To je eden najbolj praktičnih načinov uporabe UI pri delu s podatki, ki je na voljo tudi v brezplačnem ChatGPT-ju in odlično dopolnjuje (ali zamenjuje) Copilota.

Postopek (preverjen v praksi):

1. Dostop do orodja AI Excel

• V ChatGPT-ju odprite Explore GPTs (Razišči GPT-je).

• V iskalnik vpišite: »Excel« ali »AI Excel«.

• Izberite GPT z imenom AI Excel.

2. Priprava in nalaganje podatkov

• Pripnite Excelovo datoteko (.xlsx ali .csv), možni so tudi drugi formati.

• Poskrbite, da so podatki strukturirani (uporabite stolpce; kaos med podatki namreč močno povečuje verjetnost napačnih izračunov).

• 🚨 Pomembno varnostno opozorilo: Ker je ChatGPT javno orodje, pred nalaganjem obvezno anonimizirajte občutljive poslovne podatke ali pa to metodo uporabite le za javno dostopne oziroma interne, a neobčutljive številke.

3. Analiza ter priprava tabel in grafov

• Orodje AI Excel izvede: čiščenje podatkov, agregacije, izračune ter pripravo tabel in grafov.

4. Naročite poročilo za vodstvo

• Uporabite dodaten poziv (prompt): »Na podlagi analize pripravi vodstveni povzetek z ugotovitvami in priporočili.«

Pro tip iz prakse: Brezplačna različica ChatGPT je odlična za osnovne naloge. Za resno delo s številkami pa je način Thinking (v plačljivih različicah) bistveno bolj zanesljiv – zagotavlja več konteksta, manj napak in bolj stabilno delovanje. Tudi s tem ste stroškovno nekoliko v prednosti pred Copilotom.

Na delavnicah, ki jih izvajam, pokažem, kako oblikovati dober poziv (prompt) oziroma digitalnega pomočnika za suvereno delo s številkami, kako pripraviti podatke za analizo in katera orodja se najbolje obnesejo za posamezne naloge. Napredni pozivi, kontrolni mehanizmi in optimizacija delovnega procesa (workflowa) – to je tisto, kar v praksi naredi največjo razliko.

Če želite delati vsaj 25 % hitreje in do 40 % bolje, se pridružite odprti delavnici praktične rabe umetne inteligence. Za vaši organizaciji prilagojene vsebine pa naročite interni praktični trening.

Kako pa vi povečujete verjetnost, da bodo številčni rezultati pravilni? In kako jih preverjate? To me zelo zanima!

Zaključek

Umetna inteligenca ne nadomešča Excela – spreminja vlogo človeka. Tisti, ki jo uporabljajo za rutino, pridobijo čas. Tisti, ki razumejo njene omejitve, pridobijo prednost. Največje tveganje danes ni napačen model, temveč napačna uporaba. Odgovor na to, kako UI uporabljate v vaših procesih, bo odločal o vaši konkurenčnosti.

Viri in literatura

• Eurostat (2025): Use of artificial intelligence in enterprises

• Microsoft Support: Create a PivotTable / PivotChart

• Journal of Accountancy: AI risks CPAs should know

• MIT Sloan: How to use ChatGPT’s Advanced Data Analysis Feature

• Karbon: AI data security guidance