Zapisniki sestankov z umetno inteligenco: Tehnologija ni največji problem, slovenski jezik je

Umetna inteligenca vstopa v vsakdan poslovnih procesov veliko hitreje, kot si večina organizacij priznava. Eden najbolj očitnih primerov so zapisniki sestankov. Tehnologija danes že omogoča samodejno transkripcijo in povzetke skoraj v realnem času.

Vendar tu nastane zanimiv paradoks. Tehnologija deluje zelo dobro – dokler govorimo angleško. Pri manjših jezikih, kot je slovenščina, se realnost precej hitro spremeni. Kljub temu moramo biti pragmatični. V nadaljevanju so predstavljena nekatera ključna orodja za prepise ter postopek izdelave zapisnika v MS Teams, da vam ne bo treba izgubljati dragocenega časa med koncem sestanka in končnim dokumentom.

Težave in priložnosti prepisov v slovenskem jeziku

Največja težava pri AI zapisnikih ni tehnologija sama, temveč slovenski jezik. Kje ljudje pogosto naredijo napako? Verjamejo trditvam, da orodje “podpira 100+ jezikov”, kar pa še ne pomeni, da je natančnost v vseh jezikih enaka.

Večina modelov je trenirana predvsem na angleščini, kjer dosegajo 90–98 % natančnost. Pri tako imenovanih low-resource languages, kamor sodi tudi slovenščina, je podatkov za učenje bistveno manj. Zato so napake v prepisu pogostejše, sistem pa je precej bolj občutljiv na:

• naglas in narečja,
• hitrost govora,
• hrup v ozadju.

To ne pomeni, da AI zapisniki ne delujejo. Pomeni pa, da jih je treba razumeti pragmatično in se za sprejemljiv rezultat nekoliko bolj potruditi.

Izkušnje iz prakse: Zakaj izbrati Teams?

Moje opažanje iz prakse je preprosto: Microsoft Teams je pogosto najbolj racionalna izbira. Ne nujno zato, ker bi imel najboljši AI, temveč zato, ker ga organizacije že uporabljajo in plačujejo.

Prepis v slovenščini je pogosto dovolj uporaben, čeprav vsebuje napake. Veliko teh lahko umetna inteligenca popravi sama v drugem koraku. Največji problem niso tipkarske napake, temveč napačno interpretirane besede, imena ali datumi, ki lahko spremenijo pomen, ne da bi to kdo opazil. Za večino primerov (razen za sodne prepise in podobno) pa tovrstna orodja predstavljajo neprecenljivo pomoč.

Prava vrednost AI zapisnikov ni v surovem besedilu, temveč v tem, da sestanek takoj pretvorite v jasen seznam odločitev in odgovornosti. Pri tem se že navaden ChatGPT odreže izvrstno.

Nova področja uporabe: Od pogajanj do baze znanja

V praksi se odpirajo povsem nove možnosti. Pri zahtevnejših pogajanjih lahko transkript omogoča sprotno analizo pogovora:

• Kaj je druga stran dejansko rekla?
• Katere teme se ponavljajo?
• Kje so ključne točke pogajanja?

Podobno velja za svetovalne, pravne ali strateške razprave. Namesto da se ključne informacije izgubijo v spominu udeležencev, ostane celoten pogovor dokumentiran. To pomeni manj izgubljenega znanja in boljše odločanje.

Navodila: Kako ustvariti zapisnik v MS Teams?

Večina ljudi zapisnike še vedno piše ročno, kar vodi do predolgih in prepoznih dokumentov. Teams lahko že med sestankom ustvarja samodejni zapis, ki ga kasneje uredite.

Moj mini protokol v 5 korakih:

1. Vklopite transkripcijo: Med sestankom kliknite … (Več/More actions) → Snemaj in prepiši (Record and transcribe) → Začni prepisovanje (Start transcription).
2. Prenesite transkript: Po sestanku odprite zavihek Povzetek (Meeting recap). Prepis je shranjen v OneDrivu ali SharePointu; prenesite ga kot datoteko .docx.
3. Lektoriranje (Nujno za slovenščino): Ker je natančnost za slovenščino okoli 70 %, prepis prilepite v ChatGPT z ukazom: “Smiselno in slovnično pravilno očisti ta prepis. Popravi napake, ohrani pomen in strukturo. Če pri ključnih informacijah (datumi, stroški) nisi prepričan, me opozori.”
4. Generiranje zapiskov: Uporabite naslednji ukaz: “Na podlagi tega prepisa pripravi kratek povzetek sestanka, ključne odločitve in seznam nalog z odgovornimi osebami.”
5. Rezultat: Namesto 20 minut pisanja dobite profesionalen zapisnik v le nekaj minutah.

Preprost trik, kako do zapisnika sestanka brez dodatnih orodij

Pred kratkim nas je udeleženka delavnice vprašala, kako naj naredi zapisnik iz zvočnega posnetka sestanka. Na posnetku je bilo nekaj govorcev, slišalo se je kar nekaj hrupa iz ozadja.

Zanimalo me je, kako bo nalogo opravil ChatGPT. Če naložite zvočni posnetek v pogovor, ne boste dobili prepisa. Lahko pa uporabiti odprtokodni program OpenAI Whisper, ki bo pomagal opraviti to nalogo, vendar namestitev zahteva nekaj znanaj.

Če imate zvočni posnetek sestanka boste najlažje naredili prepis v Microsoft Word. V meniju izberite možnost narek in opcijo prepis >> naloži zvok. Na tem mestu lahko tudi vklopite snemanj sestanka in prepis se bo sproti prikazoval v Wordu. Slaba stran te metode je, da ste omejeni na 300 minut za nalaganje prepisov na mesec.

Na naših praktičnih delavnicah rabe umetne inteligence vas naučimo, kako tehnologijo ukrotiti tako, da bo delala za vas (in ne obratno). Ne glede na to, ali gre za optimizacijo sestankov ali celostno transformacijo delovnih procesov, vam pomagamo narediti korak naprej.

👉 Preverite termine in vsebino delavnic na produktivnost.si

Zaključek

Sposobnost AI, da ustvari prepis, je le začetek. Prepis pomeni, da pogovori, ki so bili nekoč “enkratni dogodki”, postanejo trajna podatkovna plast organizacije. To je baza znanja, ki je prej sploh niste imeli.

Kako v vašem podjetju dokumentirate ključne sestanke – ročno ali že uporabljate prepise? Če želite takšne praktične AI delovne procese (workflowe) uvesti v svojo organizacijo, me kontaktirajte za termin delavnice.

Viri

Microsoft – Recording and transcription for Teams meetings

Fireflies.ai– AI Notetaker for Meetings

Fathom– AI Meeting Assistant

Spinach.ai– AI Meeting Assistant